Teamassistenz (d/m/w), HIM

Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. In den nächsten Jahren wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.

 

Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

 

Teamassistenz (d/m/w)

 

Kennziffer: 23.04-4301

 

 

 

Ihre Aufgaben:

 

  • Eigenständige Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (z. B. Seminare, Konferenzen, Sitzungen) inklusive Unterstützung von internen und externen Teilnehmer*innen sowie Verwaltung der Konferenzräumlichkeiten
  • Management von Dienstreisen (Buchungen, Abrechnungsunterstützung), Betreuung von internationalen Gästen
  • Administration der Schließberechtigungen für das Gebäude inkl. Verwaltung der erforderlichen Sicherheitsschulungen
  • Erstellung und Pflege von Formularen und Dokumentationen
  • Erfassen der wissenschaftlichen Publikationen des Instituts
  • Mitwirkung bei der Organisation von Outreach-Aktivitäten
  • Klassische Sekretariatsaufgaben (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung etc.) sowie Abwesenheitsvertretung innerhalb des Bereichs Administration.

 

 

 

Ihr Profil:

 

  • Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Ausbildung
  • Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz (wünschenswert)
  • Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation (von Vorteil)
  • Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Planungsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
  • Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
  • Sichere Beherrschung von allen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache.

 

 

 

 

Wir bieten einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).

 

 

Weitere Informationen über HIM, GSI und FAIR erhalten Sie unter www.hi-mainz.de,www.gsi.de und www.fair-center.de.

 

Fragen zu dieser Ausschreibung beantwortet Ihnen gerne Frau Sabine Giebenhain (Tel. +49 6131 39-29624, s.giebenhain(at)gsi.de).

 

 

 

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

 

 

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.

 

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 23.04-4301 bis zum 17.02.2023

 

per E-Mail an bewerbung(at)gsi.de.

 

 

 

 

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

Abteilung Personal

Planckstraße 1

64291 Darmstadt

 

 

 

 

 

Datenschutzerklärung

Sie finden die Datenschutzhinweise zu Bewerbungsverfahren hier: www.gsi.de/datenschutzhinweise

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